Završetak godine - Kako ispuniti Matičnu knjigu i pripremiti svjedodžbe?

Matična knjiga je službeni dokument - javna isprava u koju se upisuju podaci značajni za praćenje učenika od upisa do završetka obrazovanja u osnovnoj ili srednjoj školi. Ispunjavamo je nakon održanog Učiteljskog vijeća - nakon završetka nastavne godine, a podatke prepisujemo iz već ispunjenog e-Dnevnika i e-Matice.

Viđamo je u zelenoj ili crvenoj boji, a bez obzira na boju - uvijek ima ukupno 200 stranica i uvijek je, između ostalog, važna na završetku godine!

Tako danas dolazimo do zadnjih koraka "hodograma papirnatih učiteljskih" obaveza nakon što završi nastava:

1. Ispunjavanje e-Dnevnika

2. Ispunjavanje e-Matice

3. Ispunjavanje Matične knjige

4. Izrada svjedodžbe

5. Ispunjavanje Registra učenika upisanih u Matičnu knjigu, ako imaš novog učenika ili se učenik ispisao iz škole, odnosno prebacio u drugu školu

Matična knjiga

Završetkom nastavne godine, a prije podjele svjedodžbi, mi učitelji ispunjavamo Matičnu knjigu za svoj razred.

Od kuda početi?

1. Kako ima više matičnih knjiga, u tajništvu trebaš tražiti, naravno, broj Matične knjige u koju je upisan tvoj razred.

2. Listaj dok ne nađeš svoje učenike.

3. Pronađi svog 1. učenika i kreni s upisivanjem po redu.

Kako upisati podatke u Matičnu knjigu?

Da ne duljim, evo jednostavno primjera u obliku priložene slike! . . . s tim da, na kraju godine učitelj treba popuniti samo dio u žutim pravokutnim okvirima te dodati eventualne bilješke kao na primjeru gdje se upisivalo zaključne ocjene po predmetima za učenika 1. razreda.

Što se tiče učitelja prvaša i učitelja koji su dobili novog/e učenika/e, podaci o njima u gornjem lijevom dijelu stranice bi trebali biti popunjeni na početku godine, no ako slučajno nisu, sada svakako trebaju!

SAVJET

Za što jednostavnije i lakše ispunjavanje Matične knjige, a da pritom nemaš milijun otvorenih tabova e-Dnevnika na računalu, prepisuj podatke s probne svjedodžbe koju možeš pogledati za svakog učenika u e-Matici pod "Svjedodžbe, izvješća i završni radovi". Olakšaj si posao!

Provjera upisanih podataka u Matičnoj knjizi, e-Dnevniku i e-Matici

Nigdje ne piše da se ova provjera mora imati, no u mojoj školi je uobičajena praksa. Zašto? Zato što je važno imati točno unesene podatke, a više parova očiju i ušiju će ipak lakše uočiti ako nešto negdje nije kako treba. Između ostalog, ravnatelj je ipak taj koji na kraju svega stoji iza toga pa zato i određuje provodi li se provjera dokumentacije i kako.

U mojoj školi, nakon što sam ispunila Matičnu knjigu, otišla sam u ured pedagoginje. Ona je kontrolirala podatke u e-Matici koji su vidljivi na svjedodžbi. Paralelno, zaduženi učitelj "nerazrednik" ili član stručne službe (npr. meni psiholog) je kontrolirao Matičnu knjigu, a ja podatke u e-Dnevniku uz pomoć preuzete probne svjedodžbe u e-Matici. Tako sam na jednom mjestu imala pristup ukupnom broju izostanaka svakog učenika, vladanju, upisanim izvannastavnim i izvanškolskim aktivnostima, zaključenim ocjenama . . .

Ispis/printanje svjedodžbe i pohvalnica

Nakon što bismo svi troje potvrdili da su podaci usklađeni i da je sve dobro ispunjeno, pedagoginja je u e-Matici pod "Svjedodžbe, izvješća i završni radovi" kliknula "Zaključaj podatke učenika". Sada više ne možeš vidjeti opciju "Dohvati probnu svjedodžbu", već samo "Dohvati svjedodžbu" koju ću, u konačnici, dati učenicima na dan podjele.

Sada, kada je svjedodžba spremna, vrijeme je da ih ispišeš/isprintaš na posebne papire koje preuzimaš u tajništvu zajedno s pohvalnicama. Pri njihovom preuzimanju, potpisuješ se u tajništvu na papir koji ti tajnik/ca pruži da se zna da si je preuzeo/la.

Slijedi printanje svjedodžbi i pohvalnica! Jednostavno stavi taj poseban papir za svjedodžbe u printer i "naređuj" printeru da ti printa svjedodžbu po svjedodžbu - posebno za svakog učenika. Dakle, konačna svjedodžba nalazi se pod "Dohvati svjedodžbu".

Nakon printanja svjedodžbi, nemoj zaboraviti potpisati se na svaku! Zatim ih vrati u tajništvo kako bi svoj potpis na njih stavio i ravnatelj. Provjeri s tajnikom/com kada ih možeš pokupiti.

Što se pohvalnica tiče, neki ih pišu rukom, a neki je printaju prema unaprijed pripremljenom obrascu. Primjerice, u mojoj školi imamo pripremljeni Word dokument koji je namješten prema dimenzijama pohvalnica koje dijelimo pa sam samo trebala utipkati ime i prezime učenika koji dobiva pohvalnicu i je li pohvala od Učiteljskog vijeća (svi s uspjehom 5,00) ili Razrednog vijeća (oni ostali koji su prošli s 5).

Registar učenika upisanih u Matičnu knjigu

Registar ćeš preuzeti u tajništvu ako imaš učenika koji se ispisao iz škole, odnosno prebacio u drugu školu. To je knjiga u koju se učenici upisuju abecednim redom po prezimenu, matičnom broju i broju Matične knjige u koju su upisani.

Vjeruj mi, nije teško za ispuniti jer, prije svega, uvijek možeš pogledati kako su je drugi ispunili prije tebe. Nema puno podataka za unijeti i to je sve što trebaš znati! Samo laganini . . .

Lp,